Tältä sivulta löydät Palmia Oy:n suoramarkkinointirekisterin, asiakasrekisterin, verkkokaupan sekä rekrytointijärjestelmän tietosuojaselosteet.

Suoramarkkinointiseloste
Tietosuoja-asetus (2016/679, Artikla 13 ja 14)

1. Johdanto
Yksityisyytesi suoja on meille tärkeä. Palmia Oy (myöhemmin "Palmia" tai "rekisterinpitäjä") on siksi sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste kuvastaa miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi suoramarkkinointiin

2. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Henkilötietojen käyttötarkoitukset
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia meidän liiketoimintamme kannalta ja palveluidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

*Osana suoramarkkinointirekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Palmia toteuttaa myös profilointia (kts. kohta 3.).

Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu yritysyhteyshenkilöiden osalta Palmian oikeutettuun etuun (suoramarkkinointitarkoitus) tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Yksityishenkilöiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Oikeutettu etu tarkoittaa rekisterinpitäjän toimintaan olennaisesti liittyvää käsittelyä, jonka asiakas voi kohtuullisesti olettaa kuuluvan rekisterinpitäjän toimintaan. Rekisterinpitäjän on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely voi kuitenkin olla perusteltua ”oikeutetun edun” perusteella. Tällöin tietojen käsittelystä oikeutetun edun perusteella on aina arvioitava etukäteen, ettei oikeutetun edun mukaisesta toiminnasta aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.

Säännönmukaiset tietolähteet
Keräämme yksityis- ja yritysyhteyshenkilöiden henkilötietoja kilpailujen tms. rekisteröitymistä vaativien toimintojen yhteydessä, erilaisten digitaalisten materiaalien latauksen yhteydessä, Palmian palveluihin rekisteröidyttäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä itseltään. Yritysyhteyshenkilöiden osalta henkilötietoja kerätään ja päivitetään Palmian muista rekistereistä (asiakasrekisterit), Vainu yritystietokannasta sekä ostettavista tietokannoista mm. SIR Tietokanta.

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein etukäteen määriteltyihin tarkoituksiin.

3. Rekisteröidyn profilointi
Profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan, analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät esimerkiksi kyseisen luonnollisen henkilön kiinnostuksen kohteisiin, verkkokäyttäytymiseen tai liikkeisiin tietyillä verkkosivuilla.

Palmia toteuttaa profilointia luomalla rekisteröidylle tunnisteen, jonka avulla suoramarkkinointirekisterissä olevia rekisteröityjä koskevia tietoja (kuten käyttäminen, liikkeet ja kulutetut sisällöt verkkosivustollamme) yhdistellään. Rekisteröidyn toimintaa Palmian verkkosivuilla voidaan seurata ja tallennetaan automaatiojärjestelmän avulla. Rekisteröityjen profiileja on mahdollista tämän jälkeen esimerkiksi ryhmitellä verkkokäyttäytymisen tai ammatillisen kiinnostuksen perusteella. Rekisterin tietojen perusteella ei tehdä sellaista profilointia, jolla olisi rekisteröidylle oikeusvaikutuksia. Profiloinnin tarkoituksena on Palmian viestinnän parempi ja tarkempi kohdentaminen sekä datan hyödyntäminen verkkosivujen kehittämiseen.

4. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Yritysyhteyshenkilöiden osalta rekisteröidystä tallennetaan henkilötietoina:

Yksityishenkilöiden osalta rekisteröidystä tallennetaan henkilötietoina:

Lisäksi kerämme tietoja liittyen Palmian verkkosivujen käytön analysointiin, kuten esimerkiksi IP-osoite, käyttöjärjestelmä, selainversio ja päätelaitteen malli sekä sivusto, jolta on siirrytty Palmian verkkopalveluun.

5. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Suoramarkkinointirekisterin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. tekniseen ylläpitoon tai kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta. 

Henkilötietoja siirretään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa Palmian ulkopuolisista palvelu- tai ohjelmistotoimittajista sijaitsee tai käsittelee henkilötietoja ETA-maiden ulkopuolella. Henkilötietolain (523/1999) 23§:n ja Tietosuoja-asetuksen (2016/679) 46 artiklan mukaisesti henkilötietoja voidaan siirtää kolmanteen maahan, mikäli rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet. Näiden siirtojen osalta Palmia on varmistanut riittävän tietosuojan tason lainsäädännön edellyttämällä tavalla mm. hyödyntämällä EU:n komission 15.6.2001 tekemällä päätöksellä (2001/497/EY) hyväksymiä mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin.  

6. Tietoturvallisuus
Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Pääsynhallinta Palmian henkilötietoja sisältävään aineistoon perustuu keskitettyyn käyttäjärekisteriin ja siihen liittyvään pääsynhallintajärjestelmään. Käyttöoikeuksia luodaan tarvittaessa pääsynhallintaprosessin mukaisesti. Palmian päätelaitteet, tietoverkot ja palvelimet on suojattu palomuurein ja muiden asianmukaisten teknisten järjestelmien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Palmia edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja asiakkaan henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain rajatulla joukolla henkilöitä. Tämä oikeus annetaan henkilöille, joiden on työnsä puolesta päästävä käsittelemään tietoja.

7. Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön.

Palmia säilyttää rekisteröityjen henkilötietoja suoramarkkinointirekisterissä, ellei rekisteröity ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto. Palmia poistaa vanhentuneita ja vääriä tietoja rekisteristä säännöllisesti.

8. Evästeet ja tiedon tallentaminen päätelaitteellesi
Verkkopalvelu voi tallentaa tietoa päätelaitteellesi evästetiedostojen ja muiden vastaavien tekniikoiden (kuten local storage ja session storage) avulla. Päätelaitteellesi tallennettua tietoa voidaan hyödyntää sekä tilastollisissa että markkinoinnillisissa tarkoituksissa. Sinulla käyttäjänä on kuitenkin oikeus rajoittaa seurantaa, tai kieltää se kokonaan – paitsi niiden evästeiden ja tiedon tallentamisen osalta, jotka ovat verkkopalvelun toimivuuden kannalta välttämättömiä.

Lue lisää evästekäytännöistä ja muokkaa asetuksia

9. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen
Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Kuvaamme alla mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 10 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 10 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa käsittelyä, mikäli lainsäädännön edellyttämä peruste täyttyy. Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 10 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot edellyttäen, että jokin lainsäädännön perusteista täyttyy.  Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 10 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimitanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus suostumuksen perumiseen
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Palmialle tämän tietosuojaselosteen kohdan 10 mukaisesti.

Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus
Lisäksi rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi (mukaan lukien profilointi suoramarkkinointitarkoituksiin).

10. Yhteydenottopyyntö
Kohdassa 9 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle (mainittu kohdassa 13) postitse tai sähköpostilla. Tämän lisäksi rekisteröity voi tulla henkilökohtaisesti paikan päälle tarkastamaan omat tietonsa sovittuna ajan kohtana. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Palmia ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu, yhteystiedot löydät täältä

12. Muutokset tähän selosteeseen
Palmia kehittää palveluitaan säännöllisesti ja tämän vuoksi rekisterinpitäjä varaa itselleen oikeuden tehdä muutoksia tähän selosteeseen. Mahdollisista isommista muutoksista rekisterinpitäjä informoi verkkosivuillaan erikseen. Muutoin muutokset päivitetään tähän selosteeseen suoraan. Mahdolliset muutokset selosteen sisältöön voivat johtua myös lainsäädännön muuttumisesta. 

13. Rekisterinpitäjä
Palmian suoramarkkinointirekisterin rekisterinpitäjänä toimii:
Palmia Oy
Y-tunnus: 2653762-3
Käyntiosoite: Läkkisepäntie 23, 00620 Helsinki
Postiosoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 030 322 222
Sähköpostiosoite: tietosuoja.palmia@palmia.fi

Asiakasrekisteri tietosuojaseloste
Tietosuoja-asetus (206/679, Artikla 13 ja 14)

1. Johdanto 
Päivitetty 4.6.2020

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeä. Palmia Oy (myöhemmin "Palmia" tai "rekisterinpitäjä") on siksi sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvastaa miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi kaikessa toiminnassamme. Tämä tietosuojaseloste koskee Palmian asiakasrekisteriä, joka pitää sisällään Palmian nykyiset yksityisasiakkaat, yritysasiakkaat, yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt, toimittajien yhteyshenkilöt, potentiaaliset yritysasiakkaat sekä entiset yritysasiakkaat ja yksityisasiakkaat.

2. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Henkilötietojen käyttötarkoitukset
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia meidän liiketoimintamme kannalta ja palveluidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin

Käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelyn oikeusperusteena on pääasiallisesti sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Käsittelyn perustuessa sopimukseen, on henkilötietojen käsittely välttämätöntä palvelun tuottamisen vuoksi. Palveluja ei pystytä tuottamaan ilman yrityksen yhteyshenkilön yhteystietoja.

Asiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen käsittely on tarpeen myös rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Oikeutettu etu tarkoittaa rekisterinpitäjän toimintaan olennaisesti liittyvää käsittelyä, jonka asiakas voi kohtuullisesti olettaa kuuluvan rekisterinpitäjän toimintaan. Rekisterinpitäjän on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely voi kuitenkin olla perusteltua ”oikeutetun edun” perusteella. Tällöin tietojen käsittelystä oikeutetun edun perusteella on aina arvioitava etukäteen, ettei oikeutetun edun mukaisesta toiminnasta aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille. Palmia käsittelee rekisterinpitäjänä tietoja oikeutetun edun perusteella esimerkiksi asiakaspalvelun tarjoamiseksi, väärinkäytösten ja vikojen selvittämiseksi, asiakaspalautteiden käsittelemiseksi ja analysoimiseksi sekä palvelujen kehittämiseksi. Mikäli rekisteröity jättää henkilötietonsa Palmian www-sivuille pyyntönä, että häneen ollaan jäljempänä yhteydessä, henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Säännönmukaiset tietolähteet
Yritysasiakkaita koskevat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi tai yritykseltä, jota edustat asiakassuhteemme aikana. Tiedot kerätään puhelimitse, sähköpostilla, sähköisillä/tulostettavilla lomakkeilla (esim. Asiakaspalautteen annon yhteydessä) tai tarjouspyynnössä, palvelusopimuksessa tai palvelujen ylläpidon aikana. Tietoja kerätään myös tapaamisten yhteydessä. Asiakaspalvelutilanteissa voidaan sinun ja Palmian välistä viestintää, kuten esimerkiksi sähköpostiviestejä, tallentaa asiakaspalvelun kehittämiseksi ja sen sisällön todentamiseksi.  Tietyissä tilanteissa keräämme myös tietoja muista ulkopuolisista lähteistä nimenomaisella suostumuksellasi tai lain sallimissa rajoissa, esimerkiksi potentiaalisten asiakkaiden tietoja myyntikontaktien tekemistä varten.

Yksityisasiakkaita koskevat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi tilauksen tai sopimuksen laatimisen yhteydessä. Jos olet vieraana tiloissa, joita hallinnoimme, voimme saada tietoja yritykseltä tai henkilöltä, jonka vieras olet. Lisäksi saamme henkilötietoja julkisista ja yksityistä rekistereistä, mm.Trafin ylläpitämästä ajoneuvorekisteristä ja Easyparkin sopimuspysäköintirekisteristä. Voit myös halutessasi antaa yhteystietosi asiakaspalautteen yhteydessä. Ethän kirjoita viestiisi henkilötunnustasi tai pankkiyhteystietojasi, tai muita henkilökohtaisia esim. terveydentilaan liittyviä tietoja, jotka eivät ole tarpeen asian hoitamisen kannalta. Vältäthän myös turhien yhteystietojen jättämistä.

Yksityisasiakkaan ollessa Helsingin kaupungin työntekijä ja tämän maksaessa ostoksia Palmian toimipisteissä henkilöstökortillaan, Palmian kassajärjestelmään siirtyy Helsingin kaupungilta tietoja henkilöstökortin haltijasta.

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein etukäteen määriteltyihin tarkoituksiin.

3. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmät ovat yritysasiakkaiden, yksityisasiakkaiden ja toimittajien yhteyshenkilöt.

Henkilötietoryhmät koskien yritysasiakkaita:

Henkilötietoryhmät koskien yksityisasiakkaita:

4. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Käsittelemme henkilötietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. tekniseen ylläpitoon tai kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta. 

Henkilötietoja siirretään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa Palmian ulkopuolisista palvelu- tai ohjelmistotoimittajista sijaitsee tai käsittelee henkilötietoja ETA-maiden ulkopuolella. Henkilötietolain (523/1999) 23§:n ja Tietosuoja-asetuksen (2016/679) 46 artiklan mukaisesti henkilötietoja voidaan siirtää kolmanteen maahan, mikäli rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet. Näiden siirtojen osalta Palmia on varmistanut riittävän tietosuojan tason lainsäädännön edellyttämällä tavalla mm. hyödyntämällä EU:n komission 15.6.2001 tekemällä päätöksellä (2001/497/EY) hyväksymiä mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin.  

5. Tietoturvallisuus
Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä. Arkaluontoinen aineisto hävitetään asianmukaisesti tietosuojajätteenä

Pääsynhallinta Palmian henkilötietoja sisältävään aineistoon perustuu keskitettyyn käyttäjärekisteriin ja siihen liittyvään pääsynhallintajärjestelmään. Käyttöoikeuksia luodaan tarvittaessa pääsynhallintaprosessin mukaisesti. Palmian päätelaitteet, tietoverkot ja palvelimet on suojattu palomuurein ja muiden asianmukaisten teknisten järjestelmien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Palmia edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja asiakkaan henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. 

6. Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön.

Yritysasiakkaat

Yksityisasiakkaat

Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

7. Evästeet ja tiedon tallentaminen päätelaitteellesi
Verkkopalvelu voi tallentaa tietoa päätelaitteellesi evästetiedostojen ja muiden vastaavien tekniikoiden (kuten local storage ja session storage) avulla. Päätelaitteellesi tallennettua tietoa voidaan hyödyntää sekä tilastollisissa että markkinoinnillisissa tarkoituksissa. Sinulla käyttäjänä on kuitenkin oikeus rajoittaa seurantaa, tai kieltää se kokonaan – paitsi niiden evästeiden ja tiedon tallentamisen osalta, jotka ovat verkkopalvelun toimivuuden kannalta välttämättömiä.

8. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen
Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Kuvaamme alla mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa käsittelyä, mikäli lainsäädännön edellyttämä peruste täyttyy. Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot edellyttäen, että jokin lainsäädännön perusteista täyttyy.  Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus
Lisäksi rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi (mukaan lukien profilointi suoramarkkinointitarkoituksiin).

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimitanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

9. Yhteydenottopyyntö
Kohdassa 8 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna Palmialle (mainittu kohdassa 12) postitse tai sähköpostilla. Tämän lisäksi voit tulla henkilökohtaisesti paikan päälle tarkastamaan omat tietosi erikseen sovittuna ajankohtana. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Palmia ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu, yhteystiedot löydät täältä

 11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Palmia kehittää palveluitaan säännöllisesti ja tämän vuoksi rekisterinpitäjä varaa itselleen oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Mahdollisista isommista muutoksista informoimme verkkosivuillamme erikseen. Muutoin muutokset päivitetään tähän tietosuojaselosteeseen suoraan. Mahdolliset muutokset tietosuojaselosteen sisältöön voivat johtua myös lainsäädännön muuttumisesta.

12. Rekisterinpitäjä
Palmian asiakasrekisterin rekisterinpitäjänä toimii:
Palmia Oy
Y-tunnus: 2653762-3
Osoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 0303 22 222
Sähköpostiosoite: tietosuoja.palmia@palmia.fi

Ravintolatoiminnan verkkokaupan tietosuojaseloste

1. Johdanto

Päivitetty 2.11.2020

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeä. Palmia Oy (myöhemmin "Palmia" tai "rekisterinpitäjä") on siksi sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvastaa miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi kaikessa toiminnassamme.  Tämä tietosuojaseloste koskee Palmian ravintolatoiminnan verkkokaupan asiakastietoja, joka pitää sisällään Palmian nykyiset yksityisasiakkaat, yritysasiakkaat ja yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt sekä entiset yritysasiakkaat ja yksityisasiakkaat.

2. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Henkilötietojen käyttötarkoitukset
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia meidän liiketoimintamme kannalta ja palveluidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin

Käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelyn oikeusperusteena on pääasiallisesti sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Käsittelyn perustuessa sopimukseen, on henkilötietojen käsittely välttämätöntä palvelun tuottamisen vuoksi. Palveluja ei pystytä tuottamaan ilman yrityksen yhteyshenkilön tai yksityishenkilön yhteystietoja.

Asiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen käsittely on tarpeen myös rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Oikeutettu etu tarkoittaa rekisterinpitäjän toimintaan olennaisesti liittyvää käsittelyä, jonka asiakas voi kohtuullisesti olettaa kuuluvan rekisterinpitäjän toimintaan. Rekisterinpitäjän on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely voi kuitenkin olla perusteltua ”oikeutetun edun” perusteella. Tällöin tietojen käsittelystä oikeutetun edun perusteella on aina arvioitava etukäteen, ettei oikeutetun edun mukaisesta toiminnasta aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille. Palmia käsittelee rekisterinpitäjänä tietoja oikeutetun edun perusteella esimerkiksi asiakaspalvelun tarjoamiseksi, väärinkäytösten ja vikojen selvittämiseksi, asiakaspalautteiden käsittelemiseksi ja analysoimiseksi sekä palvelujen kehittämiseksi. Mikäli rekisteröity jättää henkilötietonsa Palmian www-sivuille pyyntönä, että häneen ollaan jäljempänä yhteydessä, henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Säännönmukaiset tietolähteet

Yritysasiakkaita koskevat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi tai yritykseltä, jota edustat asiakassuhteemme aikana. Tiedot kerätään sähköisillä/tulostettavilla lomakkeilla (esim. verkkokaupan tilauslomakkeella tai asiakaspalautteen annon yhteydessä) tai palvelujen ylläpidon aikana. Asiakaspalvelutilanteissa voidaan sinun ja Palmian välistä viestintää, kuten esimerkiksi sähköpostiviestejä, tallentaa asiakaspalvelun kehittämiseksi ja sen sisällön todentamiseksi. 

Yksityisasiakkaita koskevat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi tilauksen tai sopimuksen laatimisen yhteydessä. Voit myös halutessasi antaa yhteystietosi asiakaspalautteen yhteydessä.

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein etukäteen määriteltyihin tarkoituksiin.

3. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmät ovat yksityisasiakkaat ja yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt.

Henkilötietoryhmät koskien yksityisasiakkaita:

Henkilötietoryhmät koskien yritysasiakkaita:

Lisäksi verkkokaupan tilaustapahtumasta tallentuu verkkokaupan järjestelmään tilausnumero, maksutapa, maksuaika, IP-osoite sekä maksutiedot

4. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Käsittelemme henkilötietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. tekniseen ylläpitoon, verkkokaupan maksunvälitykseen), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta. 

Henkilötietoja siirretään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa Palmian ulkopuolisista palvelu- tai ohjelmistotoimittajista sijaitsee tai käsittelee henkilötietoja ETA-maiden ulkopuolella. Henkilötietolain (523/1999) 23§:n ja Tietosuoja-asetuksen (2016/679) 46 artiklan mukaisesti henkilötietoja voidaan siirtää kolmanteen maahan, mikäli rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet. Näiden siirtojen osalta Palmia on varmistanut riittävän tietosuojan tason lainsäädännön edellyttämällä tavalla mm. hyödyntämällä käsittelysopimuksissaan EU:n komission 15.6.2001 tekemällä päätöksellä (2001/497/EY) hyväksymiä mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin.

5. Tietoturvallisuus
Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä. Arkaluontoinen aineisto hävitetään asianmukaisesti tietosuojajätteenä

Pääsynhallinta Palmian henkilötietoja sisältävään aineistoon perustuu keskitettyyn käyttäjärekisteriin ja siihen liittyvään pääsynhallintajärjestelmään. Käyttöoikeuksia luodaan tarvittaessa pääsynhallintaprosessin mukaisesti. Palmian päätelaitteet, tietoverkot ja palvelimet on suojattu palomuurein ja muiden asianmukaisten teknisten järjestelmien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Palmia edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja asiakkaan henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. 

6. Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön.

Yksityisasiakkaat

Yritysasiakkaat

Palmia poistaa virheellisiä ja vanhentuneita tietoja rekisteristä säännöllisesti.

Säilytysajan päättymisen jälkeen tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

7. Evästeet ja tiedon tallentaminen päätelaitteellesi
Verkkopalvelu voi tallentaa tietoa päätelaitteellesi evästetiedostojen ja muiden vastaavien tekniikoiden (kuten local storage ja session storage) avulla. Päätelaitteellesi tallennettua tietoa voidaan hyödyntää sekä tilastollisissa-, että markkinoinnillisissa tarkoituksissa. Sinulla käyttäjänä on kuitenkin oikeus rajoittaa seurantaa, tai kieltää se kokonaan – paitsi niiden evästeiden ja tiedon tallentamisen osalta, jotka ovat verkkopalvelun toimivuuden kannalta välttämättömiä.

8. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen
Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Kuvaamme alla mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa käsittelyä, mikäli lainsäädännön edellyttämä peruste täyttyy. Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot edellyttäen, että jokin lainsäädännön perusteista täyttyy.  Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus
Lisäksi rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi (mukaan lukien profilointi suoramarkkinointitarkoituksiin).

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimitanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

9. Yhteydenottopyyntö
Kohdassa 8 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna Palmialle (mainittu kohdassa 12) postitse tai sähköpostilla. Tämän lisäksi voit tulla henkilökohtaisesti paikan päälle tarkastamaan omat tietosi erikseen sovittuna ajankohtana. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Palmia ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löydät täältä

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Palmia kehittää palveluitaan säännöllisesti ja tämän vuoksi rekisterinpitäjä varaa itselleen oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Mahdollisista isommista muutoksista informoimme verkkosivuillamme erikseen. Muutoin muutokset päivitetään tähän tietosuojaselosteeseen suoraan. Mahdolliset muutokset tietosuojaselosteen sisältöön voivat johtua myös lainsäädännön muuttumisesta.

12. Rekisterinpitäjä

Palmian asiakasrekisterin rekisterinpitäjänä toimii:

Palmia Oy
Y-tunnus: 2653762-3
Osoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 0303 22 222
Sähköpostiosoite: tietosuoja.palmia@palmia.fi

Rekrytointijärjestelmän tietosuojaseloste

1. Johdanto

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeä. Palmia Oy (myöhemmin "Palmia" tai "rekisterinpitäjä") on siksi sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Palmia on sitoutunut keräämään, käsittelemään ja suojaamaan henkilötietosi rekrytointiprosessin aikana.  Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä, jota Palmia suorittaa yhtiössään olevien avointen työpaikkojen täyttämiseksi. Tietojasi käytetään sopivan henkilön valintaan ja rekrytointipäätöksen tekemiseen.

2. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Palmia käsittelee henkilötietojasi rekrytointipäätösten tekemiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia rekrytointiprosessin ja henkilövalinnan suorittamiseksi sekä työsopimuksen valmistelemiseksi ja niihin liittyvien oikeuksiemme ja velvollisuuksiemme hoitamiseksi.  Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi aina kun laki sitä meiltä edellyttää tai kun oikeutetut etumme sen mahdollistavat.

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojesi käsittelylle on aina oltava laillinen peruste. Rekrytointi perustuu suostumukseesi eli antamalla suostumuksesi rekrytointijärjestelmässämme työhakemuksesi käsittelemiseksi, annat hyväksyntäsi työnhakuasiakirjojesi ja muiden työnhaun yhteydessä antamiesi tietojen käsittelyyn avoinna olevien tai avoimeksi tulevien tehtävien täyttämiseksi.

Käytämme rekrytoinnissa erilaisia tapoja, voit esimerkiksi suoraan hakea avoimeksi ilmoittamaamme tehtävään tai voit lähettää meille avoimen hakemuksen ja kertoa kiinnostuksen kohteistasi. Hyödynnämme rekrytoinnissa myös suorahakua, jolloin me tai meidän kanssa sopimussuhteessa oleva palveluntarjoaja voi etsiä ja lähestyä sopivaksi katsottuja ehdokkaita suoraan ilman, että työpaikasta ilmoitetaan julkisesti ja selvittää hakijan kiinnostusta rekrytointiprosessiin lähtemisestä. Suorahakuprosessissa kandidaattien henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun* eli mahdollisimman sopivien ehdokkaiden etsimiseen julkisista lähteistä ja heidän kontaktoimiseen avoinna olevan tai avoimeksi tulevan tehtävän täyttämiseksi.

Käsittelemme henkilötietojasi myös suostumukseesi perustuen esimerkiksi seuraavissa tilanteissa, joissa työnhakijan suostumuksella voidaan myös

Aina kun henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulle kerrotaan tulevasta tietojen käsittelystä etukäteen ennen suostumuksesi pyytämistä. Suostumuksen antaminen on aina vapaaehtoista ja sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle. Muistathan, että suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

* Oikeutettu etu tarkoittaa rekisterinpitäjän toimintaan olennaisesti liittyvää käsittelyä, jonka rekisteröity voi kohtuullisesti olettaa kuuluvan rekisterinpitäjän toimintaan. Rekisterinpitäjän on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely voi kuitenkin olla perusteltua ”oikeutetun edun” perusteella. Tällöin tietojen käsittelystä oikeutetun edun perusteella on aina arvioitava etukäteen, ettei oikeutetun edun mukaisesta toiminnasta aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.

Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme sinua koskevat henkilötiedot pääsääntöisesti sinulta itseltäsi hakiessasi avointa työpaikkaa (LAURA™-rekrytointijärjestelmän sähköisellä lomakkeella, sähköpostitse tai haastattelutilanteessa). Hakemus voi olla tiettyyn tehtävään osoitettu, ns. avoin hakemus tai videohakemus. Kun hyödynnämme avoimen työpaikan täyttämisessä suorahakua, sopivia ehdokkaita ja heitä koskevia tietoja etsitään aktiivisesti julkisista tiedonlähteistä. Tietyissä tilanteissa keräämme tietoja muista ulkopuolisista lähteistä nimenomaisella suostumuksellasi tai lain sallimissa rajoissa (esim. turvallisuusselvitys). Esimerkiksi rekrytoinnin yhteydessä voimme etukäteen antamallasi suostumuksella tarkistaa meille toimittamasi suosittelijat tai pyytää sinua osallistumaan soveltuvuustestiin.

3. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteröityjen ryhmät ovat työnhakijat sekä potentiaaliset kandidaatit (suorahaku).

Henkilötietoryhmät:

Lisäksi tehtävään valitulta henkilöltä kerätään seuraavia tietoja ennen työsopimuksen allekirjoittamista

Palmia käsittelee rekrytointiprosessin aikana arkaluonteisia tietojasi ainoastaan silloin, kun käsittely on tarpeen työnantajavelvoitteidemme noudattamiseksi työoikeuden, sosiaaliturvan tai sosiaalisen suojelun alalla tai nimenomaisella suostumuksellasi. Käsittelemme kaikkia arkaluonteisia tietoja laillisesti ja huolellisesti, huolehtien yksityisyydestäsi.

4. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Käsittelemme henkilötietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. HR-järjestelmän toimittaja, rekrytointijärjestelemän toimittaja, tekninen ylläpito, henkilöstöalan palveluntarjoajat), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Käyttämämme palveluntarjoaja on sopimuksilla sitoutunut varmistamaan, että kaikessa henkilötietojasi käsittelyssä taataan riittävä tietosuojan taso. LAURA™-rekrytointipalvelun tietojen käsittelyyn käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa.

5. Tietoturvallisuus

Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Palmia edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja asiakkaan henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.

6. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön.

Työhakemuksia liitteineen säilytetään kahdentoista (12) kuukauden ajan rekrytoinnin päättymisestä.

Lisäksi varaamme oikeuden säilyttää erityisissä tilanteissa työhakemustietoja oikeusvaateen valmistelemiseksi, laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.

7. Evästeet

Voimme kerätä sinun tietokonettasi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa sinun tietokoneellesi. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen ja käytetään siihen, että voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit tyhjentää evästeet selaimen asetuksista.

Lue lisää Palmian verkkosivujen analyyseista ja eväisteiden käytöstä ja niiden käytön estämisestä tutustumalla Palmian verkkosivustojen käyttöehtoihin.

8. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Kuvaamme alla mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Pääsy omiin henkilötietoihin ja omien henkilötietojen tarkastaminen LAURA™-rekrytointijärjestelmässä tapahtuu kirjautumalla palvelun hallintaliittymään. Mikäli kirjautuminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Tietojen oikaiseminen tapahtuu LAURA™-rekrytointijärjestelmä palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tietojen oikaiseminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, rekisteröity voi toteuttaa oikeuden kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa käsittelyä, mikäli lainsäädännön edellyttämä peruste täyttyy. Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Aina kun tietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos voimme perustellusti osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka voidaan katsoa olevan riittävän painava syrjäyttääkseen rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet. Lisäksi mikäli tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tietojen käsittelyä on sallittua jatkaa. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot edellyttäen, että jokin lainsäädännön perusteista täyttyy.  Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden tietojen poistamiseen tapauskohtaisesti. LAURA™-rekrytointijärjestelmässä omien henkilötietojen poistaminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli henkilötietojen poistamista ei ole mahdollista tehdä hallintaliittymän kautta, rekisteröity voi toteuttaa oikeuden kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimitanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti. LAURA™-rekrytointijärjestelmän osalta rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa palvelun hallintaliittymän kautta. Mikäli henkilötietojen siirtämistä ei ole mahdollista tehdä hallintaliittymän kautta, rekisteröity voi toteuttaa oikeuden kohdassa 9 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

9. Yhteydenottopyyntö

Kohdassa 8 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle (mainittu kohdassa 12) postitse tai sähköpostilla. Tämän lisäksi rekisteröity voi tulla henkilökohtaisesti paikan päälle tarkastamaan omat tietonsa sovittuna ajan kohtana. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Palmia ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

11. Muutokset tähän selosteeseen

Palmia kehittää palveluitaan säännöllisesti ja tämän vuoksi rekisterinpitäjä varaa itselleen oikeuden tehdä muutoksia tähän selosteeseen. Mahdollisista isommista muutoksista rekisterinpitäjä informoi verkkosivuillaan erikseen. Muutoin muutokset päivitetään tähän selosteeseen suoraan. Mahdolliset muutokset selosteen sisältöön voivat johtua myös lainsäädännön muuttumisesta. 

12. Rekisterinpitäjä

Palmian rekrytointirekisterin rekisterinpitäjänä toimii:
Palmia Oy
Y-tunnus: 2653762-3
Osoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 0303 22 222
Sähköpostiosoite: tietosuoja.palmia@palmia.fi