MENU

Rekisteriselosteet

Tältä sivulta löydät Palmia Oy:n suoramarkkinointi-, yksityisasiakas- sekä yritysyhteyshenkilörekistereiden tietosuojaselosteet.

Suoramarkkinointirekisterin tietosuojaseloste
Tietosuoja-asetus (2016/679, Artikla 13 ja 14)

1. Rekisterinpitäjä

Palmia Oy (jäljempänä ”Palmia” tai ”rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus: 2653762-3
Käyntiosoite: Läkkisepäntie 23, 00620 Helsinki
Postiosoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 030 322 222

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Hanna Makkonen
Osoite: Läkkisepäntie 23, 00620 Helsinki
Muut yhteystiedot: hanna.makkonen@palmia.fi

3. Rekisterin nimi

Palmian suoramarkkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu yritysyhteyshenkilöiden osalta Palmian oikeutettuun etuun (suoramarkkinointitarkoitus) tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Yksityishenkilöiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Henkilötietoja käytetään Palmian suoramainontaan, etämyyntiin, profilointitarkoituksiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen, tapahtumakutsuihin tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

Käsittelytehtäviä ulkoistetaan Palmian ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Osana suoramarkkinointirekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Palmia toteuttaa myös profilointia (kts. kohta 13.).

5. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Yritysyhteyshenkilöiden osalta rekisteröidystä tallennetaan henkilötietoina: nimi, titteli, työnantaja, osoite- ja muut yhteystiedot (työhön liittyvät), kanavakohtainen suoramarkkinointilupa ja –kieltotiedot, tiedot rekisteröidyn tilaamista palveluista, markkinointiin liittyvät rekisteröityä koskevat muut tunnistetiedot sekä tietojen muutostiedot.

Yksityishenkilöiden osalta rekisteröidystä tallennetaan henkilötietoina: nimi ja sähköpostiosoite, suoramarkkinointilupa ja –kieltotiedot sekä tietoa rekisteröidyn tilaamista palveluista, markkinointiin liittyvät rekisteröityä koskevat muut tunnistetiedot sekä tietojen muutostiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Yksityis- ja yritysyhteyshenkilöiden henkilötietoja kerätään kilpailujen tms. rekisteröitymistä vaativien toimintojen yhteydessä, erilaisten digitaalisten materiaalien latauksen yhteydessä, Palmian palveluihin rekisteröidyttäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Yritysyhteyshenkilöiden osalta henkilötietoja kerätään ja päivitetään Palmian muista rekistereistä (asiakasrekisterit), Vainu yritystietokannasta sekä ostettavista tietokannoista mm. SIR Tietokanta.

7. Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja luovutetaan

Suoramarkkinointirekisterin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

8. Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan

Henkilötietoja siirretään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa Palmian ulkopuolisista palvelu- tai ohjelmistotoimittajista sijaitsee tai käsittelee henkilötietoja ETA-maiden ulkopuolella. Henkilötietolain (523/1999) 23§:n ja Tietosuoja-asetuksen (2016/679) 46 artiklan mukaisesti henkilötietoja voidaan siirtää kolmanteen maahan, mikäli rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet. Näiden siirtojen osalta Palmia on varmistanut riittävän tietosuojan tason lainsäädännön edellyttämällä tavalla mm. hyödyntämällä EU:n komission 15.6.2001 tekemällä päätöksellä (2001/497/EY) hyväksymiä mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin.  Näiden lisäksi osa Palmian ohjelmistotoimittajista on sertifioitunut Privacy Shield –tietosuojajärjestelyyn, joka kattaa henkilötietojen siirron EU:n ja Yhdysvaltojen välillä.

9. Rekisterin suojaus ja säilytysaika

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Pääsynhallinta Palmian henkilötietoja sisältävään aineistoon perustuu keskitettyyn käyttäjärekisteriin ja siihen liittyvään pääsynhallintajärjestelmään. Käyttöoikeuksia luodaan tarvittaessa pääsynhallintaprosessin mukaisesti. Palmian päätelaitteet, tietoverkot ja palvelimet on suojattu palomuurein ja muiden asianmukaisten teknisten järjestelmien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Palmia edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja asiakkaan henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.”

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain rajatulla joukolla henkilöitä. Tämä oikeus annetaan henkilöille, joiden on työnsä puolesta päästävä käsittelemään tietoja.

Palmia säilyttää rekisteröityjen henkilötietoja suoramarkkinointirekisterissä, ellei rekisteröity ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto. Palmia poistaa vanhentuneita ja vääriä tietoja rekisteristä säännöllisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa käsittelyä, mikäli lainsäädännön edellyttämä peruste täyttyy. Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot edellyttäen, että jokin lainsäädännön perusteista täyttyy.  Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimitanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus suostumuksen perumiseen

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Palmialle tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

11. Yhteydenottopyyntö

Kohdassa 10 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle (mainittu kohdassa 2) postitse tai sähköpostilla. Tämän lisäksi rekisteröity voi tulla henkilökohtaisesti paikan päälle tarkastamaan omat tietonsa sovittuna ajan kohtana. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Rekisteröidyn profilointi

Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle tunniste, jonka avulla suoramarkkinointirekisterissä olevia rekisteröityjä koskevia tietoja yhdistellään. Rekisteröidyn toimintaa Palmian verkkosivuilla seurataan ja profilointitarkoituksessa tallennetaan. Rekisteröidyn profiilia on mahdollista tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.

Profiloinnin tarkoituksena on markkinoinnin parempi ja tarkempi kohdentaminen.

14. Muutokset tähän selosteeseen

Palmia kehittää palveluitaan säännöllisesti ja tämän vuoksi rekisterinpitäjä varaa itselleen oikeuden tehdä muutoksia tähän selosteeseen. Mahdollisista isommista muutoksista rekisterinpitäjä informoi verkkosivuillaan erikseen. Muutoin muutokset päivitetään tähän selosteeseen suoraan. Mahdolliset muutokset selosteen sisältöön voivat johtua myös lainsäädännön muuttumisesta.

Yksityisasiakasrekisterin tietosuojaseloste
Tietosuoja-asetus (2016/679, Artikla 13 ja 14) 

1. Rekisterinpitäjä

Palmia Oy (jäljempänä ”Palmia” tai ”rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus: 2653762-3
Osoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 0303 22 222

2. Yhteystiedot

Palmian vaihde: 0303 22 222
Osoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Sähköpostiosoite: tietosuoja.palmia@palmia.fi

3. Rekisterin nimi

Palmian yksityisasiakasrekisteri

4. Yksityisasiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Yksityisasiakkaiden henkilötietoja käsitellään palvelujen tuottamisessa, laskutuksessa sekä asiakaspalvelussa ja asiakassuhteiden hallinnassa ja hoitamisessa. Yksityisasiakkaiden henkilötietoja käsitellään myös myyntiin ja kontaktien hallintaan, tiedottamiseen, markkinointiin ja asiakaskyselyjen käsittelyssä sekä palvelujen kehittämisessä: 

Oikeusperusteena on 1.: sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Tai 2.: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Mikäli rekisteröity jättää henkilötietonsa Palmian www-sivuille pyyntönä, että häneen ollaan jäljempänä yhteydessä, henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteröityjen ryhmät ovat yksityisasiakkaat.

Henkilötietoryhmät:

  • Suku- ja etunimi
  • Syntymäaika (pp.kk.vvvv)
  • Käyntiosoitetiedot
  • Laskutusosoitetiedot (mm yksityisasiakkaan yhteyshenkilön nimi ja laskutusosoitetiedot)
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostisosoite
  • Verkkolaskutiedot
  • Asiakassuhteen alku
  • Asiakasnumero
  • Hänen palveluista ilmaisemansa mielipiteet
  • Ruokavalio- ja allergiatiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Yksityisasiakkaiden henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tilauksen tai sopimuksen laatimisen yhteydessä. Lisäksi saamme henkilötietoja luovutuksen julkisista ja yksityistä rekistereistä mm. Trafin ylläpitämästä ajoneuvorekisteristä. Rekisteröity antaa halutessaan yhteystietonsa asiakaspalautteen yhteydessä. 

7. Yksityisasiakkaiden henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja luovutetaan

Yksityisasiakkaiden henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

8. Yksityisasiakkaiden henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan

Henkilötietoja siirretään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa Palmian ulkopuolisista palvelu- tai ohjelmistotoimittajista sijaitsee tai käsittelee henkilötietoja ETA-maiden ulkopuolella. Henkilötietolain (523/1999) 23§:n ja Tietosuoja-asetuksen (2016/679) 46 artiklan mukaisesti henkilötietoja voidaan siirtää kolmanteen maahan, mikäli rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet. Näiden siirtojen osalta Palmia on varmistanut riittävän tietosuojan tason lainsäädännön edellyttämällä tavalla mm. hyödyntämällä EU:n komission 15.6.2001 tekemällä päätöksellä (2001/497/EY) hyväksymiä mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin.  Näiden lisäksi osa Palmian ohjelmistotoimittajista on sertifioitunut Privacy Shield –tietosuojajärjestelyyn, joka kattaa henkilötietojen siirron EU:n ja Yhdysvaltojen välillä.

9. Rekisterin suojaus ja säilytysaika

Rekisterin suojaus:

  • Manuaalinen aineisto:

Yksityisasiakkaiden henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä. Arkaluontoinen aineisto hävitetään asianmukaisesti tietosuojajätteenä

  • Digitaalinen aineisto:

Pääsynhallinta Palmian henkilötietoja sisältävään aineistoon perustuu keskitettyyn käyttäjärekisteriin ja siihen liittyvään pääsynhallintajärjestelmään. Käyttöoikeuksia luodaan tarvittaessa pääsynhallintaprosessin mukaisesti. Palmian päätelaitteet, tietoverkot ja palvelimet on suojattu palomuurein ja muiden asianmukaisten teknisten järjestelmien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Palmia edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja asiakkaan henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. 

Säilytysaika:

Yksityisasiakkaiden henkilötietoja hävitetään 2 vuoden kuluttua viimeisestä ostosta, jollei kirjanpitolaki edellytä pidempää säilytysaikaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa käsittelyä, mikäli lainsäädännön edellyttämä peruste täyttyy. Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot edellyttäen, että jokin lainsäädännön perusteista täyttyy.  Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimitanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

11. Yhteydenottopyyntö

Kohdassa 10 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle (mainittu kohdassa 2) postitse tai sähköpostilla. Tämän lisäksi rekisteröity voi tulla henkilökohtaisesti paikan päälle tarkastamaan omat tietonsa sovittuna ajan kohtana. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Palmia kehittää palveluitaan säännöllisesti ja tämän vuoksi rekisterinpitäjä varaa itselleen oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Mahdollisista isommista muutoksista rekisterinpitäjä informoi verkkosivuillaan erikseen. Muutoin muutokset päivitetään tähän selosteeseen suoraan. Mahdolliset muutokset tietosuojaselosteen sisältöön voivat johtua myös lainsäädännön muuttumisesta. 

Yritysyhteyshenkilörekisterin tietosuojaseloste
Tietosuoja-asetus (2016/679, Artikla 13 ja 14)

1. Rekisterinpitäjä

Palmia Oy (jäljempänä ”Palmia” tai ”rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus: 2653762-3
Osoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 0303 22 222

2. Yhteystiedot

Palmian vaihde: 0303 22 222
Osoite: PL 9800, 00099 Helsingin kaupunki
Sähköpostiosoite: tietosuoja.palmia@palmia.fi

3. Rekisterin nimi

Palmian yritysyhteyshenkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään palvelujen tuottamisessa, laskutuksessa sekä asiakaspalvelussa ja asiakassuhteiden hallinnassa ja hoitamisessa. Henkilötietoja käsitellään myös myyntiin ja kontaktien hallintaan, tiedottamiseen, markkinointiin ja asiakaskyselyjen käsittelyssä sekä palvelujen kehittämisessä: 

Oikeusperusteena on 1.: sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Käsittelyn perustuessa sopimukseen, on henkilötietojen käsittely välttämätöntä palvelun tuottamisen vuoksi. Palveluja ei pystytä tuottamaan ilman yrityksen yhteyshenkilön yhteystietoja.

Tai 2.: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Mikäli rekisteröity jättää henkilötietonsa Palmian www-sivuille pyyntönä, että häneen ollaan jäljempänä yhteydessä, henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteröityjen ryhmät ovat asiakkaiden ja toimittajien yhteyshenkilöt.

Henkilötietoryhmät:

  • Suku- ja etunimi
  • Titteli
  • Työsähköposti
  • Työosoite
  • Työpuhelinnumero
  • Hänen palveluista ilmaisemansa mielipiteet 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään sekä yritykseltä, jota rekisteröity edustaa. Rekisteröity antaa henkilötietoja tarjouspyynnössä tai palvelusopimuksessa sekä palvelujen ylläpidon aikana sähköpostilla tai tapaamisen yhteydessä. Rekisteröity antaa halutessaan yhteystietonsa asiakaspalautteen yhteydessä. 

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja luovutetaan

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

8. Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan

Henkilötietoja siirretään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska osa Palmian ulkopuolisista palvelu- tai ohjelmistotoimittajista sijaitsee tai käsittelee henkilötietoja ETA-maiden ulkopuolella. Henkilötietolain (523/1999) 23§:n ja Tietosuoja-asetuksen (2016/679) 46 artiklan mukaisesti henkilötietoja voidaan siirtää kolmanteen maahan, mikäli rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet. Näiden siirtojen osalta Palmia on varmistanut riittävän tietosuojan tason lainsäädännön edellyttämällä tavalla mm. hyödyntämällä EU:n komission 15.6.2001 tekemällä päätöksellä (2001/497/EY) hyväksymiä mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin.  Näiden lisäksi osa Palmian ohjelmistotoimittajista on sertifioitunut Privacy Shield –tietosuojajärjestelyyn, joka kattaa henkilötietojen siirron EU:n ja Yhdysvaltojen välillä.

9. Rekisterin suojaus ja säilytysaika

Rekisterin suojaus:

  • Manuaalinen aineisto:

Henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä. Arkaluontoinen aineisto hävitetään asianmukaisesti tietosuojajätteenä

  • Digitaalinen aineisto:

Pääsynhallinta Palmian henkilötietoja sisältävään aineistoon perustuu keskitettyyn käyttäjärekisteriin ja siihen liittyvään pääsynhallintajärjestelmään. Käyttöoikeuksia luodaan tarvittaessa pääsynhallintaprosessin mukaisesti. Palmian päätelaitteet, tietoverkot ja palvelimet on suojattu palomuurein ja muiden asianmukaisten teknisten järjestelmien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Palmia edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja asiakkaan henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. 

Säilytysaika:

  • Yritysyhteyshenkilöiden jättämät asiakaspalautteet, ostot ja yhteistyöhön liittyvät muistiot säilytetään 2 vuotta. Kirjanpitomateriaaleja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.
  • Asiakassuhteeseen liittyvät yritysyhteyshenkilöiden yhteystiedot säilyvät potentiaalisina asiakkaina yhteistyön päätyttyä. Palmia poistaa virheellisiä ja vanhentuneita tietoja rekisteristä säännöllisesti.
  • Toimittajatiedot poistetaan yhteistyön päätyttyä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa käsittelyä, mikäli lainsäädännön edellyttämä peruste täyttyy. Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot edellyttäen, että jokin lainsäädännön perusteista täyttyy.  Rekisterinpitäjä arvioi mahdollisuuden käsittelyn rajoittamiseen tapauskohtaisesti. Oikeuden voi toteuttaa kohdassa 11 mainitulla yhteydenottopyyntötavalla.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimitanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

11. Yhteydenottopyyntö

Kohdassa 10 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle (mainittu kohdassa 2) postitse tai sähköpostilla. Tämän lisäksi rekisteröity voi tulla henkilökohtaisesti paikan päälle tarkastamaan omat tietonsa sovittuna ajan kohtana. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Palmia kehittää palveluitaan säännöllisesti ja tämän vuoksi rekisterinpitäjä varaa itselleen oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Mahdollisista isommista muutoksista rekisterinpitäjä informoi verkkosivuillaan erikseen. Muutoin muutokset päivitetään tähän tietosuojaselosteeseen suoraan. Mahdolliset muutokset tietosuojaselosteen sisältöön voivat johtua myös lainsäädännön muuttumisesta.